Escolas recorrem à computação em nuvem para agilizar seus sistemas gerenciais e reduzir custos, mas há desconfiança sobre a estabilidade e segurança das novas plataformas.
“Estamos entrando na era pós-PC.” Com esta frase, o principal executivo da Apple e uma das mentes mais respeitadas do mundo da tecnologia, Steve Jobs, anunciou em março deste ano seu novo gadget, o iPad 2. A apresentação da segunda geração do tablet, uma máquina sem muita capacidade para processar arquivos localmente, foi também uma espécie de profecia de morte para os desktops, notes e netbooks. Para Jobs, a ideia de comprar um computador, instalar programas que rodam em seu disco rígido e armazenam dados em sua memória está em declínio. Uma nova realidade, que envolve tablets e smartphones leves e ágeis, substituirá o PC no dia a dia, basicamente graças a uma inovação da indústria de TI: a computação em nuvem.
A nuvem nada mais é que um amontoado de servidores capazes de rodar todo tipo de programa que, antes, ficavam instalados na máquina do usuário final. A faceta mais conhecida da nuvem são as ferramentas de webmail, como Gmail e Hotmail. Até pouco tempo, as pessoas instalavam e-mails como Outlook em seus computadores e baixavam ali – e só ali – suas mensagens. Ao fazer download de um e-mail no PC do trabalho, o usuário não conseguiria lê-lo depois em casa. E vice-versa.
Essa confusão acabou com o advento da nuvem, uma vez que as mensagens ficam sempre gravadas em um servidor central e podem ser acessadas, sempre, de qualquer máquina, a partir do navegador, sem a necessidade de instalar um programa no PC. A inovação do webmail espraiou-se para todo tipo de serviço. Hoje, é possível ver vídeos, ouvir músicas, acessar editores de texto, planilhas e até sistemas de gestão completos sem precisar instalar nada no computador pessoal. Basta recorrer à nuvem. As vantagens dessa tecnologia possuem um apelo irresistível: elas diminuem os custos com a implantação das Tecnologias de Informação (TIs). Por esse motivo, a procura da tecnologia por parte das escolas vem se acentuando nos últimos anos.
Na prática
Desde o ano passado, a rede mineira de escolas técnicas Centro de Ciências Exatas, Ambientais e de Tecnologias (Ceatec) aderiu à nuvem. A escola decidiu instalar todos os programas usados na gestão da escola, como os que processam folha de pagamento, montam grades de aula e lançam notas dos alunos, em servidores remotos (ou seja, externos). Implementados com a tecnologia Enterprise Resource Planning (ERP), os sistemas de gestão do Ceatec não foram modificados – apenas mudaram de lugar por meio de uma solução de nuvem. O CEO da Centric System, Otto Pohlmamn, empresa que cuidou da adoção da nova tecnologia pelo Ceatec, explica que todos os sistemas tradicionais usados pela instituição agora rodam em um data center externo. Uma aplicação intermediária faz com que todas as máquinas instaladas no colégio acessem os dados remotamente. “Para o usuário final, não muda nada. É como se ele estivesse usando um programa instalado em seu PC”, diz.
Já do ponto de vista de custos, o colégio não precisa mais investir em servidores, rede interna ou mesmo computadores de grande porte para rodar as aplicações localmente. Afinal, todo o processamento acontece em servidores externos. Além disso, a escola deixa de preocupar-se com futuras versões de softwares e manutenção da rede. Tudo fica por conta do serviço de nuvem contratado. Há ainda economia nas licenças de aplicativos. Em vez de comprar um pacote Office, por exemplo, para cada PC, instala-se um só pacote de produtividade na nuvem e os usuários o acessam remotamente. O pagamento é feito pelo número de usuários que acessam simultaneamente o software, volume menor que pagar uma licença por PC.
“Nosso sistema é especialmente interessante para instituições que possuem muitas unidades físicas espalhadas por diferentes localidades. Assim, além de educação temos muitos consumidores nas áreas de hotelaria e vendas no varejo”, diz Otto, lembrando que soluções em nuvem permitem que diferentes usuários atualizem uma mesma base de dados, independentemente do lugar onde estão. Assim, informações de colégios localizados em bairros e cidades diferentes podem ser integradas e atualizadas a partir de diferentes lugares.
A rede de escolas filantrópicas Aper (Associação Assistencial, Promocional e Educacional Ressurreição) também investiu numa solução de nuvem para criar conexão entre suas várias unidades. No caso da Aper, o grupo adotou o software Go-Global, desenvolvido pela empresa americana Graphon, que permite “virtualizar” as aplicações. Na prática, isto permite que um mesmo servidor externo execute softwares desenhados para diferentes sistemas operacionais, como Windows, Linux ou Mac OS. A partir de seu terminal, o usuário consegue acessar na tela de sua máquina softwares de gestão em Linux, aplicativos Microsoft ou programas de edição de imagems feitos para Mac OS.
Trabalho colaborativo
A própria Microsoft, aliás, adaptou seus produtos mais vendidos para a nuvem. O sistema operacional Windows é chamado de Azure em sua versão para a nuvem e o Office leva o nome de Live. Todos podem ser rodados remotamente. Softwares desse tipo permitem que alunos, a partir de casa, façam reuniões virtuais por meio de comunicadores instantâneos ou Skype e alterem textos, trabalhos e apresentações na nuvem. Segundo Sérgio, o uso desses recursos é uma forma de adaptar os alunos às necessidades que eles encontrarão no uso de tecnologias na vida adulta.
Alertas
Já na hora de migrar as aplicações de gestão para a computação em nuvem, Sérgio é mais cauteloso. “Nós temos sistemas de administração internos que rodam bem e atendem nossas necessidades. É claro que avaliamos o cenário de TI e consideramos a hipótese de, em algum momento, migrar para um data center”, diz. Entre as vantagens que Sérgio vê na migração está a terceirização de atividades como manutenção de rede. Segundo o diretor, o fato de os sistemas de gestão ainda estarem instalados na rede interna exigem que ele mantenha uma equipe sempre em alerta. “Se algum servidor falhar no final de semana ou na madrugada, alguém de nossa equipe precisa vir aqui resolver a crise”, diz. Ao adotar uma solução de nuvem, o trabalho de manutenção fica por conta da empresa contratada para fornecer os serviços.
Para Sérgio, o lado negativo da gestão em nuvem é a segurança dos dados. “Quando minhas informações estão dentro do Bandeirantes, eu tenho total controle sobre elas. Mas e quando elas estiverem todas hospedadas num data center de terceiro?”, questiona o diretor de TI. Afinal, a adoção da tecnologia de nuvem coloca nas mãos da empresa contratada todas as informações sobre a escola. Embora contratos de confidencialidade regulem esse processo, empresas que atuam em setores mais sensíveis relutam em ceder às condições da nuvem, como bancos e empresas do setor financeiro. “Acho que no caso das escolas, como não há dado extremamente sensível, a nuvem pode ser uma boa alternativa”, admite Sérgio.
Apesar de gerar uma ou outra resistência – como dúvidas sobre segurança e a dependência de conexão à web para acessar sistemas – a adoção de soluções em nuvem se apresenta como tendência, inclusive nas escolas. Para o especialista americano Nicholas Carr, autor do livro The Big Switch (A grande mudança, em tradução livre), que avalia o impacto da cloud computing na produção das empresas, em até dez anos, 80% das aplicações para tráfegos de dados devem rodar remotamente.
A questão com a qual os diretores das escolas devem se confrontar ao longo dos próximos anos talvez não seja sobre migrar ou não, mas sobre o momento certo para fazer isso e a solução que será adotada. A recomendação dos especialistas é colocar numa planilha de custos todos os gastos com TI da escola e orçar os custos de migração com ao menos três fornecedores diferentes de tecnologia, medindo também as economias futuras. O mais importante, no entanto, não são os custos, mas o planejamento da migração. O conselho é planejar com grande antecedência (às vezes, até dois anos antes) e só migrar de tecnologia quando houver segurança de que esta é a melhor decisão para a escola.
Entendendo a nuvem
Os serviços de cloud computing apresentam muitas vantagens, como a redução nos custos, mas também possuem seus pontos negativos, como a dependência da internet. Veja o que colocar na balança antes de fechar um contrato
Vantagens
- Permite acessar seus dados de qualquer lugar, ampliando a mobilidade do uso das ferramentas de gestão e a produtividade dos colaboradores.
- É uma tendência apoiada por empresas inovadoras, como Google, IBM e Microsoft. Isto indica que novos recursos devem surgir nos próximos anos.
- Reduz os custos com compra de servidores e infraestrutura de rede. Se a escola crescer, basta alugar serviços de terceiros.
- Diminui a demanda interna por mão de obra em TI, uma vez que toda a infra fica terceirizada para o fornecedor da solução em nuvem.
- Diminui os gastos com licença de software, já que aplicações em nuvem são mais baratas e podem ser acessadas com menor custo por usuário.
- É possível usar terminais mais baratos e menos poderosos para acessar dados, uma vez que o processamento ocorre no data center.
Desvantagens
- Dependência da qualidade da conexão com a internet. Especialistas recomendam contratar serviços de banda larga com redundância, o que eleva custos.
- Com os dados hospedados externamente, a política de segurança é terceirizada. Se o fornecedor for hackeado, os dados podem ser comprometidos.
- Há necessidade de backups regulares para assegurar que nenhum dado se perca com o passar do tempo.
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